Jak poprawić własną samokontrolę, dokładność i poprawność wykonywanej pracy?
Czy zdarzyło Ci się, że tuż po kliknięciu przycisku „Wyślij” uzmysłowiłaś sobie, że w Twojej ofercie do ważnego klienta jest błąd w cenie? Albo wysłałaś list motywacyjny zaadresowany do innego pracodawcy? A może po prostu opublikowałaś notkę na blogu, do której zakradło się parę literówek?
Mi, co prawda, nie zdarzyły się nigdy dwie pierwsze wpadki i mam nadzieję, że na blogu literówki też mi się nie zdarzają (przynajmniej zbyt często), ale od czasu do czasu nie dodam załącznika do maila, mimo iż powinnam, nie poprawię numeracji tabeli, niekiedy napiszę pismo z zeszłoroczną datą. Niby to nie są jakieś wielkie sprawy i pewnie każdemu mogą się przytrafić, ale ostatnio zaczęły mnie one męczyć. Przeszkadzają mi różne drobne pomyłki, tym bardziej, że wcześniej bardzo dbałam o ten aspekt swojej pracy.
Powody drobnych pomyłek
Zaczęłam się zastanawiać skąd się biorą takie drobne pomyłki. Czasami są one faktycznie bez większego znaczenia, albo łatwo je poprawić bez żadnych konsekwencji, ale bywa, szczególnie jeśli chodzi o liczby, że takie z pozoru niewinne błędy mają istotne znaczenie. Poza tym, mimo, że nie jestem perfekcjonistką, drażnią mnie takie błędy u innych i dlatego również w swoich pracach, tekstach, raportach chciałabym ich unikać. Przeanalizowałam skąd biorą się takie drobne pomyłki i znalazłam kilka powodów, dla których one się przytrafiają:
Spieszę się, bo mam dużo pilnych rzeczy do zrobienia
Spieszę się, więc po co będę tracić czas na czytanie w kółko tego samego, lepiej zabrać się od razu za coś innego.
Robię kilka rzeczy na raz
Przecież potrafię robić kilka rzeczy na raz! Mogę przecież pisać raport, tworzyć prezentację, odpowiadać na maile i jeszcze w międzyczasie odebrać kilka telefonów. Ups, w raporcie brakuje jednej tabeli, prezentacja straciła trochę logiczną kolejność, a do maila zapomniałam dodać załącznik. Do wszystkich tych rzeczy muszę wrócić jeszcze raz, a to straszna strata czasu.
Pracuję nad daną rzeczą/projektem tak długo, że nie mogę na nią już patrzeć
Szczególnie dotyczy to dużych projektów, sprawozdań albo prac licencjackich czy magisterskich. Jeśli siedzimy nad nimi dostatecznie długo, a na dodatek wymagają one od nas jakiś żmudnych wyliczeń, to po pewnym czasie można mieć ich po prostu dość i chcemy je jak najszybciej „wypchnąć”.
Nie chce mi się drukować
Raport jest gruby więc nie warto go całego drukować, ewentualnie wydrukuję tylko kilka stron. I tylko te strony przeczytam, resztę ewentualnie szybko przejrzę na ekranie.
Zwierzchnik oczekuje „na wczoraj” raportu/sprawozdania/analizy
W związku z tym wysyłam dokument tuż po tym jak postawię ostatnią kropkę lub oddaję ledwo tusz wyschnie na ostatniej stronie wydruku. Oczywiście bez przeczytania.
„Bo tak było zawsze”
Jeśli pracujemy na standardowych dokumentach, pismach, tabelach, arkuszach kalkulacyjnych, wpisanych wzorach/regułach najczęściej nie skupiamy się wcale na tym co jest w nich na stałe, a wpisujemy tylko aktualne dane – reszta liczy się „sama”. Może się jednak okazać, że w takim dokumencie „od zawsze” był jakiś błąd, którego jednak nikt nie zauważył i był powtarzany od wielu miesięcy czy nawet lat! Miałam taki przypadek, że w pewnej pozycji tabeli zawsze występowało zero, a wszelkie wyniki wychodziły poprawne. Jednak jednego miesiąca w tej pozycji pojawiła się jakaś liczba i nagle dane w całej tabeli się nie zgadzały. Okazało się, że „od zawsze” była wpisana zła formuła, która nie miała wpływu na wyniki dopóki w tym jednym polu było zero. Błąd wyszedł na jaw dopiero, gdy pojawiła się tam inna liczba.
Mimo, że powyższe przyczyny pomyłek odnoszę raczej do mojej pracy na etacie, to myślę, że poza punktem piątym mogą się one zdarzać również freelancerom, autorom blogów, czy wszystkim piszącym prace magisterskie, licencjackie i inne.
Jak można poprawić jakość naszej pracy?
Mi osobiście pomaga stosowanie się do kilku poniższych wskazówek:
Przeczytanie
Zawsze powinniśmy uważnie przeczytać to co napisaliśmy. Od tego punktu nie ma żadnych odstępstw! Najlepiej dwa razy – najpierw od razu po wydrukowaniu (patrz punkt drugi), a potem za jakiś czas – może to być po godzinie, jeśli to tylko krótkie pismo, na drugi dzień w przypadku artykułu, krótkiego sprawozdania czy analizy, a nawet po tygodniu czy miesiącu, jeśli to duża objętościowo praca. Ważne, żeby w tym czasie zająć się czymś innym i trochę odświeżyć umysł, tak aby móc przeczytać swoje dzieło z pewnym dystansem. Wtedy przeczytać uważnie jeszcze raz, zwracając uwagę nie tylko na treść merytoryczną, ale też na ortografię, literówki, edycję tekstu, poprawność podpisów i opisów na rysunkach, wykresach, tabelach, ich numerację, właściwe jednostki lub waluty.
Wydrukowanie
W moim przypadku punkt pierwszy jest ściśle powiązany z drugim. Niezwykle ważne jest dla mnie spokojne przeczytanie dokumentu, tekstu czy analizy na papierze. Wtedy znacznie łatwiej wychwycić wszelkie literówki, błędy w edycji tekstu, porównać długie ciągi liczb np. w tabelkach. Wiem, że czasami próbuje się oszczędzać na papierze lub tuszu, ale w moim przypadku to się zwyczajnie nie opłaca.
Planowanie
Inną sprawą jest czas, który jest niezbędny na przeczytanie tego co stworzyliśmy. Wiem, że często gonią nas terminy, a zwierzchnik lub klient wisi nam nad głową gotowy wyrwać nasz raport prosto z drukarki. Trudno wtedy odłożyć go i później spokojnie przeczytać. Pomóc może lepsze planowanie. Najczęściej wiemy na kiedy ma być przygotowany nasz raport czy analiza, więc powinniśmy sami dla siebie postawić graniczną datę np. dzień lub dwa dni wcześniej. Zostanie nam wtedy dość czasu, żeby pracę wydrukować, przeczytać, poprawić to co niezbędne, a następnie zostawić i wrócić do niej na drugi dzień.
Sprawdzanie
Przy analizach liczbowych, np. często można wiele danych sprawdzić krzyżowo, przyjrzeć się czy jakieś liczby znacznie nie odbiegają wartością od innych (np. większość to tysiące, a nagle pojawi się jakiś milion albo ledwie kilka złotych). To zawsze powinno zwiększyć naszą czujność. Niektóre przekłamania mogą wynikać z wpisania błędnej reguły w Excelu, kopiowania czy „przeciągania” niektórych komórek, usuwania wiersza lub kolumny itp. W takim przypadku warto sprawdzić nie tylko wersję papierową, ale również elektroniczną.
Zapewnienie sobie spokoju
W uważnym przeczytaniu tekstów, czy sprawdzeniu danych liczbowych pomaga mi spokój i cisza w otoczeniu, bez rozpraszających uwagę powiadomień o przychodzących e-mailach, słyszanych rozmów współpracowników itp. Łatwiej o takie warunki w domu, w biurze często jest to niemożliwe, jeśli nie mamy samodzielnego pokoju. Ja niestety nie mam, ale do biura przychodzę zwykle godzinę, półtorej później niż współpracownicy, więc staram się zostawiać pracę koncepcyjną albo wymagającą skupienia na godziny popołudniowe, kiedy już większość wyjdzie do domu. Zwykle w tym czasie robię znacznie więcej niż przez trzy godziny, gdy inni kręcą się po pokojach, zagadują, rozmawiają przez telefony. Jeśli nie macie takiej możliwości, warto spróbować odizolować się chociaż mentalnie, „wyłączyć się” i skupić wyłącznie na tym, co mamy do zrobienia.
Pomoc innej osoby
Idealnie by było gdybyśmy mieli jakąś zaufaną osobę, która mogłaby przeczytać nasze teksty przed ich oddaniem szefowi/promotorowi, publikacją na blogu czy przesłaniu klientowi. Może to być oczywiście współpraca dwustronna. Osoba patrząca na nasz tekst z boku szybciej wychwyci różne drobne pomyłki, których my często już nie zauważamy, bo tekst znamy prawie na pamięć. I nie koniecznie musi być to polonista, zawodowy korektor, czy nawet ktoś z naszej branży. Po prostu ktoś, kto jest w miarę uważny i sumienny. I oczywiście dysponuje choć odrobiną wolnego czasu.
Od pewnego czasu staram się wprowadzać powyższe sposoby, aby poprawić jakość swojej pracy. Nie wszystkie są proste, ale widzę już zadowalające rezultaty. Pomocne bywa też zastanowienie się, co zyskujemy, gdy kolejny raz czytamy nasz tekst, a co możemy stracić, gdy tego nie zrobimy, a będą tam błędy?
Czy powinniśmy czepiać się szczegółów?
Jak wspomniałam na początku, daleko mi do perfekcji, jednak niesamowicie irytują mnie różne błędy ortograficzne, literówki, czeskie błędy, zła edycja tekstu, zdania, które kończą się w połowie itp. Niestety zdarzają się one nawet w książkach (ostatnio szczególnie często natykam się na nie w różnych darmowych e-bookach), czasopismach, artykułach i newsach w sieci itp. Dlatego tak ważna jest dla mnie poprawa tego aspektu mojej pracy.
Gdy wpada mi w ręce (lub na ekran) jakiś tekst, w którym jest choć kilka takich pomyłek, od razu patrzę na niego krytycznie. Pewnie podobnie patrzą na CV i listy motywacyjne rekruterzy znajdując w nich wymienione błędy. Co sobie wtedy myślą? Ja czuję się nieco zlekceważona, bo nawet jeśli tekst jest ciekawy, to widocznie autor pisał go „na kolanie” i nie zadał sobie trudu, żeby go choć raz przeczytać. Być może ten człowiek nie bardzo przywiązuje wagę do tego co robi, może to jakiś roztrzepany lekkoduch? Jeśli robi takie błędy w zwykłym piśmie, e-mailu to jak będzie wyglądała jego praca, czy inne dzieło?
Wiem, że często takie oceny mogą być krzywdzące, bo akurat ktoś był strasznie zmęczony, miał gorszy dzień lub zachorowała jego korektorka, ale obrazuje jak możemy być postrzegani, jak mogą być kwestionowane nasze umiejętności, sumienność czy jakość wykonywanej przez nas pracy. Szkoda by było, gdyby drobne pomyłki przesłaniały jej wartość merytoryczną lub prowadziły do utraty zaufania.
Tlyko czy to co nipałasam pewyżoj npradawę jset tikae wnaże sorko i tak uimemy pczerztyać nawet tkest pełen bęódłw? 😀
A Wy macie jakieś własne patenty na kontrolę jakości Waszych prac? Może wykorzystujecie jakieś specjalne narzędzia, albo techniki, aby nie dopuścić do takich błędów?
